La Seguridad Social amplía a seis días el plazo para comunicar las bajas de los trabajadores
Desde el 1 de agosto de 2026, las empresas disponen de seis días naturales para comunicar las bajas de sus trabajadores a la Seguridad Social, frente a los tres días establecidos anteriormente.
El cambio se recoge en el Real Decreto 643/2026, de 29 de julio, publicado en el BOE el 30 de julio, que modifica diferentes aspectos del Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social, así como del Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social.
La reforma supone una novedad importante para los departamentos de Recursos Humanos, responsables de nóminas y asesorías laborales, especialmente en empresas con un elevado volumen de trabajadores o numerosos movimientos de plantilla.
Sin embargo, el Real Decreto no se limita a ampliar el plazo para comunicar las bajas. También introduce modificaciones relevantes en materia de aplazamiento de deudas con la Seguridad Social, garantías, intereses, procedimientos automatizados y comunicación del código de ocupación laboral.
Por este motivo, las empresas deberían aprovechar la entrada en vigor de la norma para revisar sus procedimientos internos y comprobar que sus sistemas de cumplimiento están correctamente adaptados.
Nuevo plazo para comunicar las bajas a la Seguridad Social
La principal modificación afecta al artículo 32.3 del Real Decreto 84/1996. Desde el 1 de agosto de 2026, las empresas tienen seis días naturales desde el cese del trabajador para comunicar su baja a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Hasta ahora, el plazo era de tres días naturales. La reforma, por tanto, duplica el margen disponible para realizar esta comunicación.
El mismo plazo se aplica a determinadas variaciones de datos de los trabajadores, cuyo cómputo comienza desde el momento en que se produce efectivamente la modificación.
Para empresas con una elevada rotación de plantilla, numerosos centros de trabajo, contratación temporal o un gran volumen de movimientos laborales, disponer de seis días puede reducir la presión operativa y facilitar la gestión administrativa.
No obstante, esta ampliación no debería interpretarse como una invitación a retrasar las comunicaciones. Los seis días constituyen el plazo máximo establecido por la normativa, por lo que la recomendación desde el punto de vista de la gestión empresarial continúa siendo tramitar la baja cuanto antes.
Los seis días son naturales, no laborables
Un aspecto especialmente importante es que el nuevo plazo se establece en días naturales. Esto significa que dentro del cómputo se incluyen sábados, domingos y festivos. Por tanto, la empresa no dispone de seis días hábiles de actividad administrativa.
Esta circunstancia debe tenerse en cuenta en los procedimientos internos de Recursos Humanos y nóminas, especialmente cuando una baja se produce justo antes de un fin de semana o de un periodo festivo. Una correcta parametrización de los calendarios internos puede ayudar a evitar errores en el cómputo.
Las altas mantienen su régimen anterior
La ampliación del plazo de las bajas no afecta a las obligaciones relativas a las altas. Las empresas deben seguir comunicando el alta del trabajador con carácter previo al inicio de la prestación de servicios. Además, la solicitud no puede realizarse con una antelación superior a 60 días naturales respecto del inicio previsto.
Por tanto, es importante mantener diferenciados los distintos movimientos de afiliación:
- Alta: debe comunicarse antes del inicio de la prestación de servicios.
- Baja: dispone ahora de seis días naturales desde el cese.
- Variación de datos: dispone de seis días naturales desde que se produce la modificación.
Esta distinción resulta especialmente relevante para el cumplimiento laboral. La ampliación del plazo para comunicar una baja no puede utilizarse como argumento para retrasar el alta de un trabajador que ya va a comenzar a prestar servicios.
¿Qué ocurre si una empresa comunica una baja fuera de plazo?
La ampliación del plazo no elimina las consecuencias de una comunicación tardía. El artículo 35 del Real Decreto 84/1996 establece que la baja produce efectos desde el cese cuando se comunica en el modelo o medio establecido y dentro del plazo reglamentario.
Cuando la baja no se solicita o se presenta fuera de plazo, la obligación de cotizar puede mantenerse hasta el día en que la TGSS tenga conocimiento del cese, salvo que concurran las circunstancias que permitan acreditar una fecha diferente.
Esto significa que una baja comunicada incorrectamente puede generar consecuencias económicas para la empresa y no debe considerarse únicamente un problema documental.
Además, la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) considera infracción grave no comunicar en tiempo y forma las bajas de los trabajadores que cesen en la empresa, así como determinadas variaciones que les afecten. Por tanto, el nuevo plazo de seis días amplía el margen para cumplir, pero no elimina el riesgo sancionador asociado a un incumplimiento.
Cómo debería gestionar una empresa las bajas de sus trabajadores
Para reducir errores, las empresas deberían contar con un procedimiento interno claramente definido. Entre las principales actuaciones recomendables se encuentran:
- Recibir la comunicación del cese.
- Comprobar la fecha efectiva de finalización de la relación laboral.
- Revisar los datos del trabajador.
- Transmitir la baja a la TGSS.
- Comprobar la respuesta del sistema.
- Conservar el justificante correspondiente.
- Conciliar posteriormente la información con nóminas y cotizaciones.
El Sistema RED continúa siendo una pieza central de la relación electrónica con la Seguridad Social.
Cuando la empresa externaliza su gestión laboral, también resulta importante determinar quién debe realizar cada una de estas tareas: quién comunica el movimiento, quién valida las fechas, quién comprueba la respuesta de la TGSS y quién conserva la documentación. En este sentido, externalizar la gestión no debería significar externalizar el control.
Las variaciones de datos también pasan a seis días
La modificación no afecta únicamente a las bajas. Las variaciones de datos de los trabajadores también disponen ahora de un plazo de seis días naturales.
Para las empresas, esto implica que deben distinguir entre la fecha en la que reciben internamente una determinada información y la fecha en la que se produce efectivamente la variación. El plazo frente a la Seguridad Social se vincula a esta última.
Por ello, los procedimientos internos pueden establecer plazos específicos para que los trabajadores comuniquen determinados cambios a Recursos Humanos, pero estos plazos internos no modifican el plazo legal que tiene la empresa frente a la TGSS.
Cambios en los aplazamientos de deudas con la Seguridad Social
El Real Decreto 643/2026 introduce además una segunda batería de modificaciones que puede resultar especialmente relevante para las empresas con deudas con la Seguridad Social o necesidades puntuales de liquidez.
La reforma modifica distintos artículos del Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social y actualiza las condiciones relacionadas con los aplazamientos y las garantías. No todas las deudas pueden aplazarse.
Entre las cantidades consideradas inaplazables se encuentran:
- Las cuotas correspondientes a la aportación de los trabajadores por cuenta ajena o asimilados.
- Las cuotas correspondientes a accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Por ello, antes de presentar una solicitud de aplazamiento, la empresa debe identificar qué parte de la deuda puede acogerse a esta posibilidad y qué cantidades deben abonarse necesariamente.
Deudas de hasta 150.000 euros sin necesidad de garantías
Una de las novedades de mayor interés para la gestión financiera empresarial afecta a las garantías. El nuevo artículo 33.4.b) establece que no será necesaria la constitución de garantías cuando el total de la deuda aplazable sea igual o inferior a 150.000 euros.
La medida puede facilitar la gestión de determinados aplazamientos al evitar los costes y trámites asociados a la constitución de garantías. Además, existe una segunda posibilidad para deudas aplazables inferiores a 250.000 euros.
En estos casos, tampoco será necesaria la constitución de garantías cuando se acuerde:
- Ingresar al menos un tercio de la deuda dentro de los diez días siguientes a la notificación de la concesión.
- Abonar el resto durante los dos años siguientes.
Para las empresas que atraviesen una tensión puntual de tesorería, estas condiciones pueden proporcionar una herramienta adicional para organizar sus pagos. No obstante, cada caso debe analizarse individualmente antes de tomar una decisión financiera.
Los aplazamientos generan intereses
Que no sea necesaria una garantía no significa que el aplazamiento sea gratuito. La nueva regulación establece que la concesión del aplazamiento genera intereses desde su concesión hasta la fecha de pago, conforme al interés de demora vigente durante el periodo de duración del aplazamiento.
El interés se aplica sobre el principal de la deuda, los recargos correspondientes y las costas del procedimiento que sean objeto de aplazamiento. Además, cuando la exención de garantías se haya concedido por causas extraordinarias, el interés de demora se incrementará en dos puntos.
Por tanto, una empresa que valore solicitar un aplazamiento debería analizar no solo si cumple los requisitos, sino también el coste financiero de la operación y su impacto sobre la tesorería.
La Seguridad Social podrá automatizar determinados aplazamientos
Otra de las novedades introducidas por el Real Decreto 643/2026 es la posibilidad de establecer procedimientos de tramitación y concesión automatizada de determinados aplazamientos.
El nuevo artículo 35.7 habilita a la Dirección General de la TGSS para establecer esta modalidad respecto de los aplazamientos para cuya concesión no sea necesaria la constitución de garantías, siempre que se cumplan las condiciones y requisitos establecidos. La automatización no elimina las garantías jurídicas de las empresas.
Las resoluciones adoptadas mediante estos procedimientos podrán ser recurridas mediante recurso de alzada en el plazo de un mes ante la dirección provincial de la TGSS correspondiente.
Nueva obligación sobre los códigos de ocupación laboral
El Real Decreto introduce además una obligación que las empresas deberían revisar durante los próximos meses. Durante los seis meses siguientes a la entrada en vigor de la norma, los empresarios deberán comunicar a la TGSS el código de ocupación laboral, única o principal, de los trabajadores por cuenta ajena que se encuentren de alta cuando ese dato no haya sido comunicado previamente.
Como la norma entró en vigor el 1 de agosto de 2026, el periodo de seis meses conduce, en términos prácticos, hasta finales de enero de 2027.
No será necesario volver a comunicar indiscriminadamente los datos de toda la plantilla. La obligación se refiere a los trabajadores cuyo código de ocupación no haya sido comunicado previamente a la TGSS.
Por ello, una de las primeras actuaciones recomendables es realizar una auditoría de la información existente antes de efectuar nuevas comunicaciones.
¿Por qué es importante el código de ocupación?
El código de ocupación no es únicamente un dato administrativo. La información puede utilizarse para elaborar informes relacionados con el eventual reconocimiento de coeficientes reductores de la edad de jubilación en determinadas ocupaciones o actividades profesionales.
La norma hace referencia a trabajos que puedan presentar una naturaleza excepcionalmente penosa, tóxica, peligrosa o insalubre y que presenten elevados índices de morbilidad o mortalidad.
Por ello, determinadas empresas y sectores pueden tener especial interés en comprobar que los códigos de ocupación registrados para sus trabajadores son correctos.
También es importante diferenciar el código de ocupación de la denominación interna que la empresa utilice para un determinado puesto.
Qué deben hacer ahora las empresas
La entrada en vigor del Real Decreto 643/2026 hace recomendable revisar los procedimientos internos de gestión laboral, Seguridad Social y tesorería. Entre las principales actuaciones se encuentran:
1. Actualizar los protocolos de bajas.
Los procedimientos deben incorporar expresamente el nuevo plazo de seis días naturales.
2. Mantener diferenciadas altas y bajas.
Las altas continúan estando sujetas a comunicación previa al inicio de la prestación de servicios.
3. Revisar la coordinación con las asesorías laborales.
La empresa debe tener claro quién comunica los movimientos, quién valida la información y quién conserva los justificantes.
4. Establecer controles sobre los movimientos de plantilla.
Conviene registrar las fechas de cese, comunicación y respuesta de la TGSS.
5. Auditar los códigos de ocupación.
La revisión permitirá identificar qué trabajadores requieren una nueva comunicación antes de que finalice el plazo de seis meses.
6. Revisar las deudas con la Seguridad Social.
Las empresas con cantidades pendientes deberían diferenciar las deudas aplazables de las inaplazables.
7. Calcular el coste financiero de los aplazamientos.
La ausencia de garantías no significa que la deuda aplazada no genere intereses.
8. Incorporar los nuevos límites a la planificación financiera.
Las referencias de 150.000 y 250.000 euros pueden ser relevantes a la hora de diseñar escenarios de tesorería.
Una reforma que amplía el plazo, pero exige mantener el control
La entrada en vigor del Real Decreto 643/2026 proporciona a las empresas un mayor margen operativo para comunicar las bajas y determinadas variaciones de datos ante la Seguridad Social. Pasar de tres a seis días naturales puede facilitar la gestión de empresas con plantillas numerosas, elevada rotación o múltiples movimientos laborales.
Pero la reforma no elimina las obligaciones de cumplimiento ni las consecuencias asociadas a una comunicación incorrecta o fuera de plazo.
Al mismo tiempo, las nuevas reglas sobre aplazamientos de deudas, garantías, intereses y procedimientos automatizados ofrecen herramientas adicionales para aquellas empresas que necesiten gestionar situaciones puntuales de tensión financiera. La clave está en integrar estos cambios dentro de los procedimientos habituales de la compañía y no limitarse a conocer los nuevos plazos.
Actium Consulting: asesoramiento laboral y empresarial para adaptarse a la nueva normativa
Los cambios en la Seguridad Social pueden afectar directamente a la gestión laboral, administrativa y financiera de una empresa. Una correcta adaptación permite aprovechar las nuevas posibilidades y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de errores, recargos o incumplimientos.
En Actium Consulting ayudamos a empresas y equipos directivos a interpretar los cambios normativos y trasladarlos a sus procedimientos internos.
Nuestro equipo puede ayudarte a revisar la gestión de bajas y variaciones de datos, analizar posibles aplazamientos de deudas con la Seguridad Social, comprobar las obligaciones de información y detectar posibles riesgos de cumplimiento.
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