Los contratos laborales cambian en octubre: nueva información obligatoria para empresas
El 5 de octubre de 2026 entra en vigor una modificación relevante del marco de transparencia laboral en España. El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores y transpone parcialmente la Directiva (UE) 2019/1152, ampliando de forma sustancial la información que las empresas deben facilitar por escrito a sus trabajadores sobre las condiciones esenciales de la relación laboral.
La norma, publicada en el BOE el 15 de septiembre, sustituye íntegramente al Real Decreto 1659/1998, que hasta ahora regulaba esta materia. El cambio no consiste simplemente en modificar el modelo de contrato. Para las empresas supone revisar el proceso completo de incorporación, documentación laboral y comunicación de modificaciones de las condiciones de trabajo.
Además, la nueva regulación incorpora expresamente una cuestión especialmente relevante para las empresas digitalizadas: la obligación de informar sobre determinados sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones que intervengan en las condiciones laborales.
A quién afecta la nueva obligación de información
El Real Decreto 723/2026 se aplica, con carácter general, a las empresas y personas trabajadoras incluidas en el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores. El capítulo relativo a la información sobre los elementos esenciales del contrato se aplica a las relaciones laborales cuya duración sea superior a cuatro semanas. La norma establece, además, reglas específicas para las relaciones laborales especiales y para el personal empleado público, conforme a su normativa propia.
Existen capítulos específicos para pescadores y gente de mar, cuyos contratos cuentan con exigencias adicionales. Para la empresa ordinaria, sin embargo, la principal repercusión estará en los procesos habituales de contratación.
Un aspecto fundamental es que la obligación no exige necesariamente introducir toda la información en el propio contrato. El artículo 3 establece que la obligación se considera cumplida cuando los datos ya figuran en el contrato escrito que obra en poder del trabajador. Si el contrato contiene únicamente una parte, la empresa deberá proporcionar por escrito la información restante.
Esto permite mantener una estructura contractual relativamente manejable mediante contrato + documentación informativa complementaria, siempre que el conjunto cumpla los requisitos legales.
Mucho más detalle sobre salario, puesto y condiciones de trabajo
La nueva regulación eleva considerablemente el nivel de precisión exigible. La empresa deberá informar sobre la identidad de las partes, la fecha de comienzo de la relación laboral y, cuando corresponda, la fecha de finalización o duración previsible del contrato.
También tendrá que identificar el domicilio social y el centro de trabajo habitual. En los supuestos de trabajo a distancia o de prestación en diferentes centros deberán reflejarse las circunstancias correspondientes.
En cuanto al puesto, ya no basta necesariamente con una denominación genérica. Deberá indicarse la categoría o grupo profesional, junto con una caracterización o descripción resumida que permita conocer con suficiente precisión el contenido específico del trabajo.
Esta cuestión adquiere especial importancia en organizaciones con estructuras profesionales complejas, puestos híbridos o sistemas de clasificación vinculados a convenios colectivos.
La retribución variable exige especial atención
Uno de los apartados que más debería revisar una empresa es el relativo al salario.
La información deberá separar:
- salario base;
- cada uno de los complementos salariales;
- periodicidad y método de pago;
- sistema de cálculo de los conceptos variables;
- criterios que determinan su percepción.
Por tanto, las empresas que utilizan bonus, incentivos, comisiones, primas de productividad o sistemas de remuneración vinculados a objetivos deberían revisar que sus cláusulas sean suficientemente precisas.
No se trata necesariamente de convertir el contrato en un manual interno de compensación, pero sí de que el trabajador pueda conocer cómo se determina su retribución y bajo qué criterios se genera el derecho a percibir los conceptos variables.
La jornada y los turnos también deberán quedar mucho más definidos
El Real Decreto 723/2026 exige informar sobre la duración y distribución horaria de la jornada ordinaria diaria, semanal y anual, incluyendo la existencia de trabajo nocturno o a turnos. También deberán explicarse los procedimientos para modificar la jornada o los turnos y los acuerdos relativos a las horas extraordinarias y su retribución. La información deberá incluir igualmente la duración de las vacaciones y el procedimiento para determinar cuándo se disfrutan.
En empresas con distribución irregular de la jornada, la exigencia es todavía más concreta: deberán identificarse el sistema utilizado, las horas y días de referencia en los que la empresa puede exigir la prestación de servicios y los periodos mínimos de preaviso aplicables antes del inicio o cancelación de una tarea. Para los trabajadores fijos-discontinuos deberán indicarse los periodos de actividad e inactividad o, cuando todavía no puedan conocerse con precisión, una estimación de los mismos.
Periodo de prueba, formación y extinción del contrato
La información relativa al periodo de prueba también adquiere mayor precisión. Cuando exista, deberá comunicarse su duración concreta y las condiciones aplicables, incluyendo las obligaciones de empresa y trabajador respecto de las experiencias que constituyan el objeto de la prueba. Asimismo, deberá informarse sobre el derecho a la formación proporcionada por la empresa.
La transparencia se extiende incluso al final de la relación laboral. La documentación deberá recoger el procedimiento de extinción del contrato, los requisitos formales y los plazos de preaviso que deban respetar empresa y trabajador o, cuando todavía no sea posible concretarlos, el sistema utilizado para determinar dichos plazos. También deberá identificarse el convenio colectivo aplicable, incluyendo su código, fecha de publicación, periodo de vigencia y, cuando corresponda, situación de ultraactividad.
Planes de igualdad, acoso y medidas LGTBI
La nueva obligación de información conecta además el contrato con determinadas políticas internas de la organización. Cuando resulte aplicable, deberá informarse sobre la existencia e identificación del plan de igualdad, así como sobre la política empresarial de conciliación personal, laboral y familiar cuando desarrolle o adapte las exigencias mínimas legales.
También deberá informarse sobre el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo y, cuando la empresa disponga de ellas, sobre las medidas y recursos planificados para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI.
Para la dirección de una empresa, esto significa que el proceso de onboarding deja de ser exclusivamente contractual. La documentación que recibe un trabajador al incorporarse debe guardar coherencia con el sistema real de políticas y procedimientos internos.
Inteligencia artificial y algoritmos: una obligación que las empresas deberán mapear
Uno de los elementos más novedosos es la referencia expresa a los sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Cuando estos sistemas se utilicen para determinar, fijar, variar o modificar determinadas condiciones laborales, la empresa deberá informar de su existencia y de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.
La norma menciona expresamente decisiones relacionadas con:
- duración y distribución de la jornada;
- asignación de tareas;
- determinación de salarios;
- progresión profesional;
- lugar de trabajo;
- extinción del contrato.
La cuestión debe analizarse junto con el Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial (AI Act), al que el propio Real Decreto 723/2026 vincula esta obligación.
Para una empresa que utiliza software de planificación de turnos, herramientas de evaluación de productividad, sistemas automatizados de asignación de tareas o soluciones de IA en Recursos Humanos, la primera pregunta ya no debería ser únicamente qué herramienta se está utilizando, sino qué decisiones laborales puede llegar a producir o condicionar.
Esto hace recomendable elaborar un inventario interno de las herramientas tecnológicas utilizadas por RR. HH. y analizar sus funcionalidades, proveedores, reglas de decisión y finalidad.
La información debe entregarse antes de empezar a trabajar
El cambio tiene también una dimensión temporal. El artículo 7 establece que la información general deberá facilitarse con carácter previo al inicio de la relación laboral. La empresa puede utilizar papel o formato electrónico, pero, en este último caso, el sistema debe garantizar que el trabajador pueda acceder a la información, almacenarla e imprimirla. Además, la empresa debe conservar prueba de la transmisión o recepción.
Esto convierte la trazabilidad documental en un elemento relevante del cumplimiento. No es suficiente con disponer de un PDF en una carpeta interna de Recursos Humanos. La empresa debe poder acreditar que la información fue puesta efectivamente a disposición del trabajador en las condiciones exigidas.
¿Qué ocurre si cambian las condiciones?
La obligación tampoco termina con la firma del contrato. El artículo 5 establece que la empresa deberá informar por escrito de las modificaciones de los elementos y condiciones sujetos a esta obligación. El plazo es especialmente exigente: la información deberá entregarse lo antes posible y, como máximo, el mismo día en que el cambio produzca efectos.
Por ello, conviene coordinar los procesos de Recursos Humanos con los procedimientos de modificación de jornada, funciones, sistemas retributivos, centros de trabajo o demás condiciones relevantes.
Además, el Real Decreto deja claro que sus obligaciones se aplican sin perjuicio de las restantes exigencias del Estatuto de los Trabajadores, incluidas las relativas a formalización contractual y modificaciones de las condiciones de trabajo.
¿Hay que rehacer todos los contratos de la plantilla?
No necesariamente. La disposición transitoria establece un régimen específico para las relaciones laborales que ya estén vigentes cuando la norma entre en vigor.
Los trabajadores podrán solicitar la información que les corresponda cuando no obre ya en su poder y la empresa dispondrá de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud para facilitarla. También se incluyen determinadas modificaciones producidas antes de la entrada en vigor. En consecuencia, la norma no establece una obligación general de sustituir de oficio todos los contratos existentes el 5 de octubre.
Para una empresa con una plantilla amplia, resulta razonable realizar, no obstante, una auditoría documental preventiva para conocer qué información consta ya en cada expediente y qué elementos deberían incorporarse si un trabajador los solicita.
No es necesario esperar al modelo oficial
El Ministerio de Trabajo y Economía Social, a través del SEPE, debe poner a disposición de empresas y trabajadores un modelo de documento informativo en un plazo máximo de 20 días desde la publicación del Real Decreto.
Pero la propia norma establece expresamente que la publicación de ese modelo no condiciona la exigibilidad de las obligaciones. Mientras no esté disponible, las empresas deberán facilitar la información mediante cualquier medio adecuado que garantice su constancia y accesibilidad. Por tanto, esperar al modelo oficial para comenzar la adaptación no elimina la necesidad de preparar los procedimientos internos.
El incumplimiento puede tener consecuencias sancionadoras
La obligación de información no debe interpretarse como una mera formalidad administrativa. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) ya contempla como infracción leve no informar por escrito al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación en los términos reglamentariamente establecidos.
Además, otros incumplimientos relacionados con la formalización contractual, la jornada, las condiciones de trabajo, la igualdad o los derechos de información pueden tener su propia calificación y régimen sancionador.
Por ello, la entrada en vigor del Real Decreto 723/2026 debe contemplarse dentro del sistema general de compliance laboral de la empresa y no únicamente como una modificación de plantillas contractuales.
Qué debería revisar una empresa antes del 5 de octubre
Para una dirección empresarial, la adaptación debería abordarse como un pequeño proyecto de cumplimiento normativo. Conviene revisar, como mínimo:
1. Modelos de contrato. Comprobar qué información contienen realmente y qué elementos deben trasladarse a documentos complementarios.
2. Retribución variable. Revisar bonus, comisiones, incentivos y sistemas de objetivos para que sus criterios de cálculo estén correctamente documentados.
3. Jornada y turnos. Verificar que los sistemas de distribución, cambios de horario, horas extraordinarias, vacaciones y distribución irregular están correctamente documentados.
4. Convenios colectivos. Incorporar los datos necesarios para identificar el convenio aplicable y comprobar su vigencia y eventual ultraactividad.
5. Políticas internas. Revisar la documentación relativa a igualdad, conciliación y prevención del acoso.
6. Herramientas de RR. HH. e IA. Identificar qué sistemas automatizados intervienen realmente en decisiones sobre trabajadores y documentar sus criterios y funcionamiento a efectos informativos.
7. Evidencias de entrega. Revisar cómo se acredita actualmente que el trabajador ha recibido la información contractual y complementaria.
8. Procedimientos de modificación. Establecer un circuito que permita comunicar los cambios sujetos a información dentro del plazo legal.
9. Plantilla actual. Identificar qué información falta en los expedientes y preparar un procedimiento para responder a eventuales solicitudes de los trabajadores.
Para un autónomo con empleados, las obligaciones son igualmente relevantes: la condición de empresario individual no exime del cumplimiento de la normativa laboral. En cambio, un autónomo sin trabajadores por cuenta ajena no se encuentra sujeto a estas obligaciones en cuanto a contratos laborales propios.
La transparencia contractual pasa a ser una cuestión de gestión empresarial
El Real Decreto 723/2026 no obliga necesariamente a convertir cada contrato en un documento desproporcionadamente extenso. Permite que parte de la información se facilite mediante referencias precisas a la legislación o al convenio colectivo aplicable y que el contrato se complemente con otros documentos.
La cuestión clave para las empresas será otra: que el conjunto de documentos entregados al trabajador permita conocer realmente sus condiciones laborales y que la organización pueda acreditar que cumplió su obligación de información en plazo.
La entrada en vigor del nuevo régimen aconseja, por tanto, revisar contratos, procesos de onboarding, políticas internas, sistemas retributivos y herramientas tecnológicas antes del 5 de octubre de 2026.
En Actium Consulting ayudamos a empresas, autónomos y equipos directivos a adaptar sus procedimientos laborales a los cambios normativos, revisar la documentación contractual y detectar riesgos de cumplimiento antes de que se conviertan en incidencias. Si su empresa cuenta con sistemas de retribución variable, trabajo a distancia, turnos, personal fijo-discontinuo o herramientas automatizadas de Recursos Humanos, esta revisión resulta especialmente recomendable.
