Regulación de los sistemas informáticos de facturación: Orden Ministerial y VERI*FACTU
El pasado 28 de octubre de 2024 se publicó la Orden HAC7/1177/2024, de 17 de octubre, en la que se regulan los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) para empresarios y profesionales, completando el desarrollo normativo del Real Decreto 1007/2023. Esta nueva disposición detalla los requisitos técnicos que deberán cumplir los programas de facturación y especifica los formatos de envío de la información a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria mediante el sistema conocido como VERI*FACTU. El objetivo de esta normativa es reforzar el control sobre las operaciones facturadas, promoviendo la seguridad y la integridad de los registros digitales de facturación.
Con la publicación de la Orden, se inicia un plazo máximo de 9 meses para que fabricantes y comercializadores ajusten sus sistemas informáticos de facturación a los nuevos requerimientos, aunque su comercialización podrá comenzar antes, dado que estos han estado informados del contenido técnico de la norma durante su desarrollo. Analizamos todas las claves en el blog de Actium Consulting.
Objetivos principales de la normativa
Los cambios establecidos a través del Real Decreto 1007/2023 buscan, fundamentalmente, que todos los sistemas de facturación de empresarios y profesionales faciliten el cumplimiento de sus obligaciones tributarias mediante la automatización y el control seguro de las operaciones facturadas. En concreto, la normativa tiene los siguientes objetivos:
- Obligatoriedad de emisión de facturas: Todos los empresarios y profesionales deben emitir una factura de cada operación realizada.
- Integridad y accesibilidad de los registros: Los sistemas deben garantizar que las operaciones queden registradas de forma segura, inalterable y con un formato estándar, facilitando la legibilidad y el análisis automatizado.
- Remisión a la Agencia Tributaria: Los datos de facturación deberán enviarse a la Agencia Tributaria (AEAT) en tiempo real o inmediatamente después de cada operación, replicando modelos de control ya implementados en otros países.
Requisitos técnicos de los sistemas VERI*FACTU
Los sistemas informáticos que cuenten con el sello VERI*FACTU deben conectarse a la Sede electrónica de la AEAT para enviar automáticamente los registros de facturación en el momento de su emisión, permitiendo a la administración un acceso en tiempo real a la actividad de las empresas. Esta integración exige que los sistemas cumplan con ciertos requisitos técnicos:
- Conexión a Internet: Los sistemas deben tener conexión constante para el envío de los datos.
- Certificados electrónicos: Es necesario gestionar certificados para autenticar y firmar los registros.
- Formato y seguridad de los envíos: Los registros deberán enviarse en un formato específico y bajo altos estándares de seguridad.
- Integridad de los datos: Los sistemas deben emplear tecnologías de huellas digitales o «hash» para garantizar la inalterabilidad de cada registro, activando alarmas en caso de cualquier intento de manipulación.
Para los sistemas de facturación utilizados por varios contribuyentes, como sucede en entornos colaborativos o plataformas compartidas, es necesario que operen de forma independiente para cada usuario. De esta manera, cada contribuyente deberá poder ver su propia identidad en el sistema, y este tendrá que gestionar los registros de manera aislada para cada usuario.
Declaración responsable y conformidad con la normativa
Cada sistema debe contar con una declaración responsable que certifique el cumplimiento de la normativa, elaborada por el fabricante del software. Este documento debe incluir el nombre del sistema, el código de identificación, versión y una lista de funciones y componentes, así como la información de contacto y los datos del productor. Además, debe especificarse si el sistema cumple con el reglamento y si es compatible con VERI*FACTU.
El sistema VERIFACTU puede ser activado por las empresas en cualquier momento, aunque una vez en funcionamiento, este deberá mantenerse hasta el final del año natural. En caso de que un contribuyente decida renunciar al uso de VERIFACTU, deberá notificarlo a la AEAT antes de que finalice el año en curso.
Fecha de entrada en vigor y ventajas de su implementación
La normativa entra en vigor el 29 de octubre de 2024, pero los empresarios y proveedores de sistemas de facturación deberán adaptar sus aplicaciones a estas exigencias para su plena operatividad en julio de 2025. Esto significa que tanto las empresas como los desarrolladores de software disponen de un margen de varios meses para realizar las modificaciones necesarias y asegurar que cumplen con todos los aspectos técnicos requeridos.
Además de permitir un mejor control fiscal, la implementación de sistemas de facturación bajo el marco VERI*FACTU mejora la transparencia y autenticidad de los registros contables. Los sistemas adaptados aportan una mayor seguridad en las operaciones y facilitan la trazabilidad de los movimientos económicos, aspectos que resultan esenciales para el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales.
En Actium Consulting estamos preparados para asesorarle en cada paso que tenga que dar con respecto a la regulación de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) para empresarios y profesionales. ¡No dude en ponerse en contacto con nosotros!
