Guía para los autónomos sobre cómo emitir facturas electrónicas

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Tras la publicación en el BOE de la ley para empresas “Crea y Crece”, el Gobierno está desarrollando un nuevo reglamento de facturación que obligará a cualquier trabajador autónomo a emitir sus facturas de forma electrónica. Para que puedas resolver todas tus dudas sobre este asunto, en este post te damos las claves esenciales sobre esta novedad.

¿Qué es la Ley Crea y Crece?

La Ley Crea y Crece nace con el objetivo de impulsar la inversión productiva, la innovación y la modernización de las empresas, con reformas normativas para mejorar el clima de negocios e impulsar el emprendimiento en todo el territorio. Uno de los puntos a destacar de esta nueva normativa es la de generar facturas de manera electrónica de formaobligatoria. Esta medida entra como una herramienta para potenciar la digitalización en las empresas y acabar con la morosidad.

¿Qué es una factura electrónica y qué debe garantizar?

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico y que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.

Así, todo tipo de factura, ya sea de papel o electrónica, debe de reunir una serie de condiciones:

  • Debe ser legible.
  • Debe de garantizar la autenticidad del origen de la factura.
  • Debe de garantizar su integridad, es decir, que su contenido no haya sido modificado.

¿Cómo garantizo la autenticidad y la integridad de una factura electrónica?

La autenticidad y la integridad en una factura electrónica se pueden garantizar de diversas maneras:

  • Mediante la firma electrónica basada en un certificado reconocido.
  • Mediante intercambio electrónico de datos EDI. El EDI es el Intercambio Electrónico de Datos, se define legalmente en el artículo 2 de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y que hayan sido validados por esta.
  • Mediante controles frecuentes de gestión de la actividad empresarial o profesional del sujeto, siempre que creen un registro de autoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

¿Qué tipos de facturas electrónicas existen?

Existen dos tipos de facturas: las facturas en formato estructurado y las facturas en formato no estructurado.

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Algunos ejemplos de facturas en formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Las facturas en formato no estructurado son en definitiva una imagen. Esto implica que el proceso que ha de llevarse para que puedan ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiera de una intervención manual o de un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre este tipo de facturas, encontramos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

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¿Cuándo empezará ser obligatoria la factura electrónica?

Aunque la norma entró en vigor el 19 de octubre, los plazos para comenzar a emitir facturas electrónicas están pendientes de fijar por desarrollo normativo y serán distintos dependiendo del tamaño del negocio.

  • Empresas o autónomos con una facturación superior a 8 millones de euros anuales: la factura electrónica entrará en vigor a los doce meses posteriores a la aprobación del desarrollo reglamentario.
  •  Empresas o autónomos con facturaciones inferiores a 8 millones: tendrán un margen de 24 meses tras la aprobación del desarrollo reglamentario para emitir todas sus facturas en formato electrónico.

¿Cómo podrán los autónomos tramitar dichas facturas?

 Aunque tampoco se ha definido aún la normativa sobre los formatos estándar de facturas electrónicas, se ha hablado de dos vías:

  • A través de un programa de facturación electrónica que las empresas deberán tener.
  • A través de una plataforma disponible que se espera que prepare la Agencia Tributaria.

 ¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas?

 Tendrás la obligación de conservar las copias al igual que si se hubieran realizado en papel. Además, deberá garantizarse el acceso a estas por parte de la Administración tributaria sin demora.

 ¿Qué ventajas tiene la facturación electrónica?

Entre las principales ventajas que tiene este nuevo método de facturación encontramos los siguientes:

  • Plena validez legal
  • Aumento del control documental
  • Información en tiempo real
  • Reducción de errores
  • Disminución de costes operativos
  • Conexión con todos los canales y formatos

 

¿Necesitas ayuda para adaptarte a esta nueva ley?

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