Novedades en la exención por gasto de kilometraje en el IRPF

El Boletín Oficial del Estado (BOE) recogía el pasado 17 de julio, la Orden HFP/792/2023 del Ministerio de Hacienda, que actualiza la cuantía de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en el IRPF. Esta, pasa con efectos inmediatos, de los 0,19 euros actuales a los 0,26 euros por kilómetro recorrido, lo que supone una subida de casi el 37%.

Este cambio en la normativa se ha hecho efectivo a través de dos órdenes ministeriales. La primera contempla las indemnizaciones para los empleados públicos que deben utilizar su propio vehículo para trabajar. La segunda, por su parte, recoge las exenciones de las que podrán disfrutar los contribuyentes en el impuesto sobre la renta sobre las personas físicas (IRPF) por los gastos de locomoción que afronten en el desempeño diario, utilizando un coche o cualquier otro vehículo. Cabe mencionar que la cuantía no se había modificado desde el año 2005, cuando se estableció en los 0,19 euros por kilómetro.

La compensación cubre el combustible y aquellos gastos relacionados con el desgaste ocasionado al vehículo y sus posibles averías. También están dentro de esta protección, aunque de manera proporcional, el seguro y los impuestos relacionados con el vehículo.

Cómo acceder a este beneficio

Las formas de acceder a este beneficio son diferentes en función del colectivo que pueda disfrutar de él. En el caso de los empleados públicos, los 0,26 euros por kilometraje se abonan después de la presentación de la factura de combustible correspondiente, además de una declaración justificativa del desplazamiento. Una vez comprobada la documentación, recibirán un ingreso en su cuenta corriente.

Por otro lado, para el conjunto de trabajadores contribuyentes de IRPF, que utilicen el vehículo para trabajar, las exenciones se aplican permitiendo excluir de la declaración del impuesto, la cantidad resultante de multiplicar 0,26 euros por los kilómetros recorridos. Para este trámite es necesario contar con un documento que justifique el desplazamiento, y en el que se pueden incluir los gastos de peaje y aparcamiento.

Exención de gravamen para gastos de transporte

Cabe recordar que las sumas que se destinan a cubrir los gastos de transporte de los trabajadores, bajo determinadas condiciones, quedan exentas de gravamen y no tienen que ser incluidas en los ingresos brutos del trabajo. Esta exención tiene aplicación cuando el empleado se tiene que desplazar fuera de su lugar habitual de trabajo (fábrica, taller, oficina, etc.), para desempeñar su labor en un lugar distinto, sin importar si se ubica en el mismo municipio o en otro.

Por el contrario, las cantidades recibidas para el desplazamiento desde la residencia del empleado hasta su lugar de trabajo, están sujetas al impuesto y deben incluirse como ingresos brutos del trabajo, incluso si la residencia y el lugar de trabajo se encuentran en diferentes municipios.

No obstante, están exentas las sumas pagadas a las entidades encargadas de brindar el servicio público de transporte de pasajeros para el desplazamiento entre la vivienda y el lugar de trabajo del empleado, con un límite de 1.500 euros anuales por trabajador. Esto incluye formas indirectas de pago que cumplan con las condiciones establecidas en el artículo 46 bis del Reglamento del IRPF.

Límites exentos: condiciones e importes

Las sumas que asigna la empresa para estos fines en las siguientes condiciones, también están exentas de gravamen y no deben contabilizarse entre los ingresos del trabajo personal:

• Si el empleado o trabajador utiliza medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
• En otros casos, siempre que se demuestre la necesidad del desplazamiento, la cantidad que resulte 0,26 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento justificados.

Además, el exceso percibido, en su caso, sobre las cantidades indicadas está plenamente sujeto a gravamen en concepto de rendimientos del trabajo.

Dietas de manutención y estancia exentas en el IRPF

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia. El pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.

Si el desplazamiento y estancia supera los nueve meses continuados, no se podrá aplicar ninguna exención, de manera que, en este caso, las dietas estarán sujetas a retención del IRPF. A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.

Quedan exentas de IRPF hasta los siguientes importes:

1º.- Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor:

• Por gastos de estancia: los importes que se justifiquen.

En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

• Por gastos de manutención:
  • Desplazamiento dentro del territorio español: 53,34 euros diarios como máximo.
  • Desplazamiento a territorio extranjero: 91,35 euros diarios como máximo.

2º.- Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes cantidades en concepto de asignaciones para gastos de manutención:

• Desplazamiento dentro del territorio español con: 26,67 euros diarios como máximo con carácter general.
• Desplazamiento a territorio extranjero: 48,08 euros diarios como máximo.

Para el personal de vuelo, las cuantías serán de 36,06 euros diarios dentro de nuestro país y 66,11 euros diarios en el extranjero.

Para resolver cualquier duda o aclaración que pueda tener sobre la subida de la exención por gasto de kilometraje en el IRPF u otras cuestiones sobre las dietas, no dude en ponerse en contacto con este despacho profesional. ¡En Actium Consulting estamos para ayudarte!