El BOE del pasado 6 de diciembre de 2023, publicaba el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Esta norma tiene su origen en la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que propone adoptar los software de facturación y gestión, con el objetivo de combatir el incumplimiento tributario y la economía sumergida, que están asociados al uso de ‘software de supresión de ventas’, también denominado como ‘software de doble uso’.
El nuevo reglamento está centrado en la estandarización de los sistemas y programas informáticos de facturación. Tiene el propósito de asegurar la integridad de los procesos de facturación, prevenir alteraciones indebidas en facturas y facturas simplificadas una vez emitidas, y, al mismo tiempo, fomentar la digitalización de las empresas.
Esta medida, así, desarrolla las características de un sistema informático que resulte operativo y al mismo tiempo minimice los costes fiscales indirectos que puedan resultar para los productores, comercializadores y usuarios de los sistemas informáticos, protegiendo la libre competencia y sin discriminar las soluciones tecnológicas empleadas, siempre que dichas soluciones cumplan con los requisitos exigidos.
Información que debe incluir el registro informático de facturación
De forma particular, la norma establece que el registro informático de facturación de alta debe incluir, entre otros datos, los siguientes:
- Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
- El número y, en su caso, serie de la factura.
- La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella, o se haya recibido el pago anticipado, en su caso, si la fecha del pago es distinta a la de expedición de factura.
- El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada y, en su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación de la tipología de factura expedida.
- La descripción general de las operaciones.
- El importe total de la factura.
- Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del IVA, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.
- Indicación de si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo del IVA conforme a los ordinales 2.º y 3.º del apartado uno del artículo 84 de la LIVA.
- La base imponible de las operaciones, la cuota del IVA, el tipo o tipos del recargo de equivalencia aplicados, y la cuota del recargo de equivalencia.
- Si la operación no se encuentra sujeta al IVA, el importe que corresponde a dicha operación y la causa de la no sujeción al impuesto.
- Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.
Al mismo tiempo, el nuevo Real Decreto también incorpora dos elementos de seguridad para garantizar que no se alteren los registros de facturación una vez producidos: el «hash» encadenado (cada factura genera una huella única que la liga con ciertos elementos de las facturas anteriores, por lo que una modificación en cualquier factura altera esa huella) y la firma electrónica de los registros, que no es necesaria en el caso de envío de datos voluntarios a la Agencia Tributaria.
Un nuevo impulso a la digitalización
Como hemos comentado, su objetivo principal es el de mejorar el cumplimiento tributario y combatir el fraude, pero una de sus claves es dar un nuevo impulso a la modernización del trabajo de pymes y autónomos. De forma paralela se está desarrollando el reglamento para la implantación de la factura electrónica entre empresas.
Ahora es el momento para que aquellos que tienen un negocio y aún no utilizan un software de facturación o gestión, se pongan al día con estas nuevas exigencias normativas, además de aprovechar las ventajas de la digitalización para optimizar los tiempos y procesos administrativos.
Una garantía para el cumplimiento tributario
Una de las medidas destacadas del Real Decreto 1007/2023 es la posibilidad para los usuarios de remitir voluntariamente sus registros de facturación a la Agencia Tributaria, al mismo tiempo que facturan a sus clientes. Lo que permite esto es proporcionar a Hacienda directamente los libros registro de IVA, simplificando, de esta manera, la presentación de declaraciones fiscales, y también automatizando las comprobaciones. Siempre teniendo en cuenta que la Agencia Tributaria tendrá ya los datos de facturación sin necesidad de pedirlos. Aunque en un principio este cumplimiento es voluntario, se puede presuponer que una vez que el sistema se haya consolidado, pasará a ser obligatorio.
Por otra parte, el cliente final tendrá la capacidad de contrastar las facturas en la sede de la Agencia, para verificar que son documentos legalmente emitidos, lo que mejorará la transparencia y la verificación. Las facturas llevarán un código QR además de la mención ‘VERI*FACTU’.
Al recibir la factura, el cliente escaneará el código QR con su teléfono móvil, y esa consulta queda registrada ante la Agencia Tributaria, y en pantalla tendrá todos los datos para comprobar la autenticidad de la factura.
Si las facturas pueden ser verificadas, incluso con trazabilidad de cuándo se cobran o pagan, los pagos en efectivo metálico superiores a 1.000 euros están prohibidos, la gestión empresarial está digitalizada y las empresas comunican cada vez más datos casi a tiempo real… así, ocultar ventas o defraudar se convertirá en algo prácticamente imposible.
Operaciones en las que no se aplicará:
- A los contribuyentes que tributen por el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA en las operaciones con expedición de recibo.
- A los contribuyentes en recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA y a los que el Departamento de Gestión autoriza a no emitir factura.
- A determinada facturación de energía eléctrica.
- Las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero.
- Y tampoco se aplicará a los contribuyentes que estén acogidos al SII.
Soluciones informáticas integrales
Este reglamento toma una apuesta clara por las soluciones informáticas integrales y seguras, para simplificar el cumplimiento tributario. La norma determina que los sistemas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Cada software de facturación de bienes y servicios debe operar de manera segura y fiable evitando alteraciones indebidas en los registros. En casos en los que se haga una factura con un determinado programa de gestión y se cometa un error, se podrá realizar la rectificación, pero el sistema registrará la trazabilidad de cualquier cambio.
De esta forma, si voluntariamente se desea cambiar facturas de fecha, para no pagar tanto IVA en el trimestre o alguna ocurrencia similar, Hacienda podrá ver el rastro de estas operaciones.
Igualmente, el sistema deberá tener la capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración Tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados.
Certificación de sistemas informáticos, plazos y adaptación de la gestión
Los desarrolladores de un sistema en cuestión serán quienes deban certificar que el sistema cumple con la normativa. Lo certificarán mediante una declaración responsable efectuada por escrito y de modo visible, para que la pueda ver el comercializador y el propio usuario. Esa declaración responsable incluirá los datos referentes al sistema informático que permitan identificarlo, conteniendo también los datos del productor y la fecha y lugar de la firma.
Las empresas cuentan con un período de adaptación hasta el 1 de julio de 2025 para ajustar sus sistemas a las nuevas disposiciones. Ya está publicado el reglamento, aunque aún falta la publicación de la Orden Ministerial que detallará los aspectos técnicos del registro, y que se publicará previsiblemente a lo largo del próximo año. Los desarrolladores y fabricantes de sistemas informáticos tendrán la tarea de poner en el mercado soluciones actualizadas en un plazo de 9 meses desde la aprobación de la Orden Ministerial. Si tienes cualquier duda sobre esta normativa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
