Verifactu y facturas manuales: todo lo que Hacienda ha aclarado para 2025

La Agencia Tributaria ha emitido recientemente aclaraciones fundamentales sobre la aplicación del Real Decreto 1007/2023, que regula el nuevo sistema de facturación Verifactu, destinado a garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas por empresarios y profesionales. Para muchas empresas y autónomos, especialmente aquellos que utilizan métodos de facturación manual o poco informatizados, estas aclaraciones resultan esenciales para entender si están obligados o no a adaptarse a la nueva normativa.

En este artículo, Actium Consulting analiza las claves de la consulta vinculante V0058-25, de 3 de febrero de 2025, emitida por la Dirección General de Tributos (DGT), y detalla las implicaciones prácticas para empresas y autónomos.

1. ¿Qué es Verifactu y por qué es importante?

El sistema Verifactu es la respuesta de la Agencia Tributaria a la necesidad de controlar y digitalizar la facturación de manera que se garantice la integridad, autenticidad y trazabilidad de los registros contables.

A través de este sistema, las facturas emitidas por empresarios y profesionales pueden ser auditadas por Hacienda de forma más rápida y fiable, reduciendo riesgos de fraude fiscal, como la manipulación de facturas, la existencia de contabilidades paralelas o la alteración de registros.

El reglamento establece que los sistemas de facturación deben permitir la generación automática de un registro electrónico de todas las facturas emitidas, que pueda ser transmitido a la AEAT. Esto asegura que los datos fiscales queden protegidos frente a alteraciones y que se mantenga la confidencialidad de la información empresarial.

2. Empresas y autónomos afectados por el Real Decreto 1007/2023

Según la DGT, todas las sociedades mercantiles y autónomos que realicen actividades económicas tienen la condición de empresarios a efectos del IVA, lo que los hace sujetos a obligaciones de facturación.

Sin embargo, no todas las empresas están obligadas a adaptarse a Verifactu. La normativa solo afecta a quienes emitan facturas mediante sistemas informáticos o electrónicos. Esto incluye:

• Programas de gestión de facturación.
• Hojas de cálculo (como Excel o Google Sheets) utilizadas para generar facturas.
• Procesadores de texto (como Word) con plantillas de facturación.

Por el contrario, las facturas emitidas de forma totalmente manual —con bolígrafo sobre papel en blanco o preimpreso, o mediante máquina de escribir— no requieren adaptación al Real Decreto 1007/2023.

⚠️ Importante: Aunque parezca un método tradicional, el uso de Excel o Word puede considerarse un sistema informático de facturación, y por tanto, implica obligación de cumplir con las exigencias de Verifactu. Las empresas que continúen utilizando estos métodos deben revisar su situación antes de que finalice 2025, fecha en la que se intensificará la supervisión de Hacienda.

3. Acceso de la Agencia Tributaria a los registros

Una de las dudas más frecuentes es si Hacienda puede acceder directamente y en remoto a los registros de facturación de las empresas. La DGT aclara que sí, pero con condiciones:

1. Solo puede hacerlo sobre sistemas informáticos sujetos al reglamento Verifactu.
2. El acceso debe respetar los límites establecidos por la Ley General Tributaria, garantizando la protección de datos confidenciales no relacionados con obligaciones fiscales.
3. Las empresas deben asegurar que los registros de facturación puedan diferenciarse de otros datos internos no fiscales.

Esto significa que, aunque la AEAT tenga la facultad de inspección electrónica, la privacidad y confidencialidad de la información empresarial se mantiene. Además, Hacienda puede solicitar una copia de los registros o acudir a la empresa para verificar la correcta implementación del sistema.

💡 Tip de Actium Consulting: Si tu empresa ya utiliza un software adaptado a Verifactu, el acceso de Hacienda queda cubierto automáticamente, simplificando las inspecciones y reduciendo riesgos de sanciones.

4. Sistemas Verifactu y la firma electrónica

Existen dos escenarios importantes en relación con la firma electrónica y el uso de Verifactu:

1. Sistemas VERI*FACTU:
   Estos sistemas envían automáticamente y de manera continua los registros de facturación a la AEAT. No necesitan firmar electrónicamente cada factura, ya que generan una huella digital o hash que garantiza la autenticidad de los datos.
2. Otros sistemas informáticos:
   Las empresas que no utilicen Verifactu deben firmar electrónicamente los registros de facturación de manera individual, conforme al artículo 12 del reglamento. La firma asegura que los registros no han sido alterados y mantiene la integridad de la información fiscal.

⚠️ Aclaración clave: La firma electrónica es obligatoria solo para los registros de facturación, no para las facturas emitidas a clientes.

5. Riesgos y sanciones por incumplimiento

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece sanciones graves para quienes:

• Utilicen sistemas informáticos que permitan alterar registros.
• Mantengan contabilidades paralelas.
• No garanticen la integridad de los datos fiscales.

Estas infracciones pueden acarrear multas elevadas, tanto para fabricantes como para usuarios de software no compliant. Por eso, es fundamental que las empresas y autónomos evalúen si su sistema actual cumple con los requisitos de Verifactu y, de no ser así, realicen la adaptación antes de los plazos establecidos.

💡 Consejo de Actium Consulting: Revisar y actualizar los sistemas de facturación antes de que finalice 2025 no solo evita sanciones, sino que mejora la eficiencia contable y facilita la auditoría fiscal.

6. Calendario de implantación y próximos pasos

El Real Decreto 1007/2023 establece un calendario escalonado para la implantación de Verifactu, con prioridad para grandes empresas y ciertos sectores específicos. Sin embargo, todas las empresas que utilizan sistemas informáticos de facturación deben cumplir con el reglamento antes de finales de 2025.

Para adaptarse, las empresas pueden:

1. Actualizar su software de facturación a una versión compatible con Verifactu.
2. Implementar sistemas de registro electrónico que permitan generar la huella digital de cada factura.
3. Capacitar a su personal en el manejo de los nuevos sistemas y en la correcta segregación de datos fiscales y confidenciales.

Además, las empresas deben documentar la configuración y funcionamiento del sistema, de modo que Hacienda pueda verificar su integridad en caso de inspección.

7. Conclusión

El nuevo marco de facturación electrónica Verifactu representa un cambio significativo para empresarios y autónomos. Aunque no afecta a quienes emitan facturas completamente manuales, sí impacta a quienes utilizan herramientas digitales como Excel, Word o programas de facturación.

Cumplir con Verifactu garantiza:

• Integridad y autenticidad de los registros de facturación.
• Protección frente a sanciones por incumplimiento de la Ley General Tributaria.
• Facilidad de auditoría y supervisión por parte de la AEAT.

Desde Actium Consulting, recomendamos que todas las empresas y autónomos revisen su sistema de facturación, se informen sobre las obligaciones del Real Decreto 1007/2023 y tomen las medidas necesarias para estar en regla antes de finalizar 2025.

Para cualquier duda sobre Verifactu, facturación electrónica o adaptación de sistemas informáticos de facturación, nuestro equipo de asesores profesionales está a disposición para brindar orientación personalizada y garantizar que su empresa cumpla con la normativa vigente.