Verifactu, facturas electrónicas y en PDF, diferencias y fechas de caducidad

El horizonte fiscal en nuestro país nos ha puesto sobre la mesa dos nuevas iniciativas: Verifactu y las facturas electrónicas. Ambas han logrado tener la atención de autónomos y empresas, a pesar de que todavía no son obligatorias.

Mientras llega esa obligatoriedad, debemos entender en qué consisten estas medidas y cómo van a impactar en los procesos de facturación en un futuro próximo, algo crucial ya a día de hoy para las empresas españolas. En este artículo vamos a analizar, con la información disponible en la actualidad, en qué consistirá cada una de ellas, además de otras cuestiones como la fecha de caducidad de la factura en PDF.

Verifactu: qué es y cuándo tendrá aplicación

Verifactu se ha presentado como una aplicación dirigida a las empresas con una facturación anual inferior a 6 millones de euros. En esencia, actúa como un Sistema de Información Inmediata (SII) automatizado, que permite el envío recurrente de facturas a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) de manera automática. Una de sus principales ventajas es su capacidad para liberar a las empresas de la responsabilidad asociada con posibles errores en la presentación de las facturas ante la AEAT.

En cuanto a su aplicación, cabe destacar que la Orden Ministerial que oficializa el uso de Verifactu aún no ha sido aprobada. Sin embargo, se espera que una vez se apruebe, las empresas desarrolladoras de software tengan un plazo de 9 meses para adaptarse y desarrollar las integraciones necesarias. Se estima que la obligatoriedad para las empresas con una facturación inferior a 6 millones de euros entrará en vigor, de manera aproximada, a mediados de 2025.

La factura electrónica

Por otra parte, la factura electrónica, enmarcada dentro de la Ley Crea y Crece, representa un avance significativo hacia la digitalización de los procesos de facturación. A diferencia de las tradicionales facturas en papel, las facturas electrónicas son documentos digitales que siguen un formato estructurado, definido por estándares específicos como XML o UBL.

Este formato estructurado permite que los datos de la factura se presenten de manera uniforme y que sean fácilmente interpretables por sistemas informáticos de la AEAT. La factura electrónica será obligatoria para empresas de más de ocho millones de euros de facturación a partir de mediados de 2025. Así que, de momento, aún no sabemos cuáles van a ser los requisitos específicos de la misma. En el caso de las empresas con menos de 8 millones de euros entrará en vigor a mediados de 2026.

Diferencias clave entre Verifactu y la factura electrónica

Verifactu está centrada en la automatización del proceso de envío de facturas a la AEAT, mientras que la factura electrónica representa un cambio hacia la digitalización de las facturas en sí mismas, utilizando formatos electrónicos y códigos QR para su identificación.

Por lo tanto, la factura electrónica será la nueva forma de emitir facturas y Verifactu servirá para hacérselas llegar de forma casi inmediata a la Agencia Tributaria para que puedan activar sus mecanismos de control.

Para resumir, tanto Verifactu como la factura electrónica representan avances significativos hacia una mayor eficiencia y transparencia en los procesos de facturación y cumplimiento tributario. Sin embargo, es fundamental recalcar que ninguna de estas dos iniciativas ha sido implementada aún y que las fechas que se barajan se extienden hasta 2025.

Factura electrónica como evolución de la facturación digital: beneficios

Como hemos señalado, el formato estructurado de la factura electrónica, permite que los datos de facturación se presenten de manera uniforme y sean fácilmente interpretables por la AEAT. Ofrece una serie de beneficios tanto para emisores como receptores:

• Interoperabilidad: Debido a su formato estructurado, las facturas electrónicas son altamente interoperables, lo que significa que pueden ser compartidas y procesadas por una variedad de sistemas informáticos de manera eficiente. Esto facilita la integración con sistemas de gestión empresarial y la automatización de procesos.
• Automatización e eficiencia: Al ser procesadas automáticamente por sistemas informáticos, las facturas electrónicas permiten una mayor automatización de procesos, lo que a su vez mejora la eficiencia en la gestión de facturación y contabilidad. Esto reduce la necesidad de trabajo manual y disminuye el riesgo de errores humanos.
• Ahorro de costes y tiempo: Al eliminar la necesidad de imprimir, enviar y almacenar facturas en papel, las facturas electrónicas pueden generar ahorros significativos en costes y tiempo para las empresas. Además, al acelerar el proceso de facturación y pago, las organizaciones pueden mejorar su flujo de efectivo y optimizar su ciclo de ingresos.

¿Quiénes estarán obligados a presentar la factura electrónica?

La Ley Crea y Crece establece la generalización del uso de la factura electrónica en transacciones entre empresas y profesionales. Esto implica que tanto las empresas como los profesionales autónomos estarán obligados a emitir facturas electrónicas en sus interacciones con otros negocios y profesionales.

En un plazo aproximado de dos años desde la aprobación del reglamento de la Ley Crea y Crece, todas las entidades del sector privado español deberán adoptar la facturación electrónica obligatoria en sus relaciones B2B. Por tanto, por el momento, esta obligación no se aplicará a las transacciones con consumidores o clientes finales (B2C).

Sin embargo, existe una excepción relevante: esta obligación no será exigible cuando una de las partes no tenga su sede de actividad económica en España, ni cuente con un establecimiento permanente al cual se dirija la facturación, o en su defecto, no tenga domicilio o residencia habitual en España.

¿Cómo habrá que emitir la e-factura?

La emisión de facturas electrónicas requerirá el uso de un programa homologado por la AEAT; es decir, un software específicamente diseñado y autorizado para este propósito por las autoridades tributarias. Estos programas deben cumplir con los estándares y requisitos técnicos establecidos para garantizar la validez legal y la integridad de las facturas emitidas.

Utilizar programas homologados garantiza que las facturas electrónicas cumplan con los estándares legales y técnicos establecidos por la normativa, lo que contribuye a la prevención del fraude fiscal y facilita la supervisión y el control por parte de las autoridades tributarias.

Obligaciones del emisor y el receptor de la e-factura

Aunque aún no están claros cuáles van a ser los requisitos técnicos para la nueva factura electrónica, el emisor tiene que cumplir con una serie de obligaciones:

• Obtener el consentimiento del receptor para recibir la factura en este formato.
• Crear la factura con una solución tecnológica e incluir todos los datos necesarios.
• Garantizar la legibilidad de la misma.
• Asegurar el acceso al documento (visualización, búsqueda, copia, descarga…).
• Conservar los datos de la factura.
• Contabilizarla en la contabilidad.
• Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad.
• Presentar una firma electrónica válida y reconocida.
• Enviar la factura de forma telemática.

De la misma forma, el destinatario de la factura tiene que cumplir con una serie de requisitos antes de aceptar como válida dicha factura:

• Asegurarse de que la factura cumple con los requisitos mínimos.
• Asegurarse de la legibilidad del documento.
• Contabilizarla y anotarla en los registros necesarios.

Factura en PDF: una alternativa que pronto caducará

Entendemos una factura en PDF también como un documento digital, aunque difiere significativamente de una factura electrónica en términos de formato y funcionalidad. Una factura en PDF es simplemente una imagen estática del documento original, lo que significa que los datos no están estructurados de manera que puedan ser fácilmente procesados por sistemas informáticos.

De esta forma, encontramos una serie de limitaciones en estos documentos, en comparación con las facturas electrónicas:

• Falta de estructura: Al carecer de un formato estructurado, los datos en una factura en PDF no pueden ser procesados automáticamente por sistemas informáticos. Esto puede resultar en la necesidad de extraer manualmente la información de la factura, lo que consume tiempo y aumenta el riesgo de errores.
• Interoperabilidad limitada: Aunque las facturas en PDF son ampliamente empleadas y pueden ser compartidas fácilmente por correo electrónico o almacenadas en sistemas de gestión documental, su interoperabilidad con otros sistemas empresariales puede ser limitada.
• Menor automatización: Debido a su falta de estructura y capacidad limitada para ser procesadas automáticamente, las facturas en PDF requieren más trabajo manual para su procesamiento. Esto puede resultar en una menor eficiencia operativa y mayores costos administrativos a largo plazo.

Así, las facturas en PDF son una buena solución momentánea ya que permiten almacenar fácilmente estos archivos, evitar el uso de papel y enviarlas fácilmente a los clientes por correo. Sin embargo, tienen fecha de caducidad ya que, a mediados de 2025, entrará en vigor la factura electrónica obligatoria que deberá cumplir una serie de requisitos técnicos. Por lo tanto, debemos ir preparándonos para este nuevo modelo de trabajo. ¡No dudes en ponerte en contacto con Actium Consulting, si tienes cualquier duda!